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Todas as pessoas que realizam negócios ou emprestam imóveis, incluindo aquelas que não precisam apresentar declaração de imposto de renda, têm a obrigação de manter registros e conservar documentos. Isso inclui a conservação de dados eletrônicos que sejam equivalentes a notas fiscais ou recibos. A falta de registros ou a inadequação dos mesmos pode resultar em multas mais altas em caso de auditoria fiscal.

Os registros devem incluir informações como data, nome do contratante, valor e resumo diário de vendas e compras. É permitido usar métodos simplificados para registrar essas informações. No caso de empresas que pagam imposto sobre consumo, é necessário registrar as vendas e compras separadamente de acordo com as taxas de imposto aplicáveis.

Os documentos que devem ser conservados incluem registros contábeis, balanços, notas fiscais, recibos e outros documentos relacionados a transações. O prazo de conservação varia de 5 a 7 anos, dependendo do tipo de documento e do regime de declaração de imposto (azul ou branco).

O regime de declaração azul oferece benefícios fiscais, como deduções especiais, para aqueles que mantêm registros precisos e apresentam declarações corretas. Para obter esses benefícios, é necessário apresentar um pedido de autorização de declaração azul e manter registros eletrônicos ou utilizar software contábil.

A conservação de registros e documentos é fundamental para evitar multas e garantir a conformidade com as leis fiscais. É recomendável consultar o site da Receita Federal ou procurar orientação de um contador para obter mais informações sobre a manutenção de registros e a apresentação de declarações de imposto.