Info Druckdateien [PDF].pdf

Das Bundesministerium für Finanzen gibt seine Rechtsansicht zu den Verpflichtungen bekannt, die durch die Bestimmungen der §§ 131 und 132 Abs. 3 BAO eingeführt worden sind. Abgabepflichtige, die dauerhafte Wiedergaben auf Grundlage ihrer EDV-Buchführung herstellen, sind verpflichtet, Druckdateien oder Exportfiles anzufertigen, aufzubewahren und zur Verfügung zu stellen. Die Erläuterungen führen dazu aus, dass unter dauerhaften Wiedergaben Ausdrucke auf Papier zu verstehen sind und dass mit Datenträgern elektronische Datenträger je nach dem Stand der Technik gemeint sind.

Die zulässigen Datenformate umfassen Druckdateien und Exportdateien, die einen unformatierten Text enthalten. Druckdateien dürfen keine Steuerzeichen für einen Drucker enthalten, während Exportdateien mit fester Feldbreite oder Trennzeichen zugelassen sind. DBF-Dateien sind ebenfalls zulässig. Unzulässig sind Formate, die Daten in einem Bildformat enthalten oder Steuerinformationen und Formatierungen in Form von Schlüsselwörtern enthalten.

Die Verpflichtung tritt am 1.1.2001 in Kraft, und die Datenträger müssen nur auf Verlangen der Abgabenbehörde zur Verfügung gestellt werden. Die Zurverfügungstellung von Datenträgern bedeutet, dass über den Datenträger unmittelbar verfügt werden kann, und es bestehen keine Bedenken, wenn die Dateien bis zu einer Größe von 1MB der Abgabenbehörde mittels E-Mail zur Verfügung gestellt werden. Der Umfang der Verpflichtung umfasst grundsätzlich alle Unterlagen i.S. der §§ 131 und 132 BAO, jedoch sind Unterlagen wie Lieferscheine, Rechnungen und Steuererklärungen nicht zwingend als Druck- oder Exportdateien zu übermitteln.