Manuale Di Conservazione Del Comune Di Santa Margherita Ligure.pdf

# Manuale di Conservazione per il Comune di Santa Margherita Ligure

## Sommario

Questo manuale fornisce una guida dettagliata sul sistema di conservazione dei documenti informatici del Comune di Santa Margherita Ligure, in conformità con le Linee Guida di Agid e il Codice dell'Amministrazione Digitale. Descrive l'organizzazione, i ruoli, le procedure e le misure di sicurezza associate alla gestione dei documenti digitali.

### 1. Introduzione

1.1 Scopo e Campo di Applicazione: Il manuale è progettato per illustrare la struttura organizzativa, i processi e le misure di sicurezza relative alla conservazione dei documenti informatici dell'Amministrazione. Si allinea alle Linee Guida di Agid e fornisce informazioni dettagliate richieste per facilitare le ispezioni.

1.2 Principi: Mira a offrire una panoramica chiara del sistema di conservazione, descrivere le fasi del processo e includere informazioni rilevanti per semplificare le attività di controllo.

1.3 Normativa e Riferimenti: Si basa sul Codice dell'Amministrazione Digitale (Dlgs 82/2005) e sulle Linee Guida di Agid adottate nel 2020, con riferimento anche al Manuale del Conservatore Maggioli per dettagli tecnici e procedure specifiche.

### 2. Modello Organizzativo e Ruoli

2.1 Modello Organizzativo in Outsourcing: L'Amministrazione affida il servizio di conservazione a un conservatore esterno, come previsto dall'art. 34 del Codice dell'Amministrazione Digitale.

2.2 Amministrazione e Titolare dell'Oggetto della Conservazione: Il Comune di Santa Margherita Ligure è l'Amministrazione responsabile e il titolare dell'oggetto della conservazione.

2.3 Responsabile della Conservazione: Questo ruolo è assegnato a una figura designata all'interno dell'Amministrazione, responsabile della supervisione del processo di conservazione.

2.4 Conservatore: Il conservatore esterno Maggioli gestisce fisicamente i documenti digitali, seguendo le procedure stabilite nel manuale.

2.5 Produttore dei Pacchetti di Versamento: L'Amministrazione o gli uffici interni sono responsabili della creazione e preparazione dei pacchetti di versamento contenenti i documenti da conservare.

2.6 Utente: Si riferisce agli dipendenti dell'Amministrazione che utilizzano il sistema di conservazione e accedono ai documenti digitali.

### 3. Formazione, Gestione e Controllo dei Documenti Digitali

3.1 Formazione e Gestione dei Documenti Conservati: Il manuale del conservatore Maggioli fornisce linee guida per la formazione e gestione dei documenti informatici da conservare, inclusi formati, metadati e procedure di archiviazione.

3.2 Controlli: Vengono eseguiti controlli regolari per garantire l'integrità e la corretta conservazione dei documenti.

3.3 Gestione delle Anomalie: Definisce le azioni da intraprendere in caso di anomalie o problemi durante il processo di conservazione.

3.4 Formato dei Documenti Informatici: Specifica i formati supportati e le specifiche tecniche per la creazione e conservazione dei documenti digitali.

3.5 Metadati dei Documenti Informatici: Descrive i metadati associati ai documenti conservati, inclusi dettagli su origine, tipo e contesto.

3.6 Metadati dei Fascicoli Informatici: Fornisce informazioni sui metadati relativi ai fascicoli informatici, come struttura, contenuto e relazioni tra documenti.

### 4. Sistema di Conservazione Maggioli

4.1 Descrizione Generale: Il servizio di conservazione è erogato da Maggioli, con un sistema progettato per soddisfare i requisiti delle Linee Guida di Agid.

4.2 Sistema di Conservazione: Dettaglia l'architettura e le tecnologie utilizzate per la conservazione a lungo termine dei documenti digitali, garantendo sicurezza e accessibilità.

4.3 Procedure di Ricerca ed Esibizione: Spiega come gli utenti autorizzati possono accedere e recuperare i documenti conservati.

4.4 Verifica dell'Integrità degli Archivi: Descrive i metodi utilizzati per verificare l'integrità e l'autenticità dei documenti conservati nel tempo.

### 5. Documenti Conservati

5.1 Tipologie di Documenti: Elenca le diverse tipologie di documenti informatici conservati, come atti amministrativi, contratti, comunicazioni, ecc.

### 6. Responsabilità del Processo di Conservazione

6.1 Modello di Funzionamento: Illustra il flusso di lavoro e le interazioni tra i vari soggetti coinvolti nel processo di conservazione.

### 7. Misure di Sicurezza

7.1 Misure dell'Amministrazione: Descrive le politiche e le procedure interne dell'Amministrazione per garantire la sicurezza dei documenti digitali.

7.2 Misure del Sistema di Conservazione Maggioli: Dettaglia le misure di sicurezza implementate dal conservatore esterno per proteggere i documenti conservati.

### 8. Trattamento dei Dati Personali

8.1 Misure di Protezione: Elenca le misure adottate per proteggere e trattare i dati personali contenuti nei documenti conservati, in conformità con le normative sulla privacy.