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The document is a resolution from the University Andina Simón Bolívar's Board of Directors (Consejo Superior) about revising the Board's Operating Regulations. The key elements are the frequency of meetings, convocation procedures, roles of the President and Secretary, voting methods, consensus efforts, and expense responsibilities.
First, the Board meets twice a year, once in the central campus and once in the location called by the President. They can also have extraordinary meetings. The convocation needs advance notice: 15 days for regular and 72 hours for extraordinary. The President informs members about the meeting place and agenda, and members get documents in advance.
Article 5 mentions that if the President is absent, the Rector of the Central Campus and then National Rectors take turns. If the absence is permanent, the Board elects a replacement. Article 6 says the Secretary General of the Central Campus is the Secretary, assisted by pro-secretaries from each National Campus. They have duties like preparing resolutions, keeping minutes, and handling documents. Pro-secretaries assist the Secretary and take over if needed.
Article 7: The President leads debates and sets the order of speakers. They can declare a point sufficiently debated for voting. Voting is either nominal (verbal) or by ballot (written). The Board seeks consensus, otherwise majority vote. In a tie, the President's vote decides.
Article 10: Resolutions are written, numbered, signed by the President and Secretary. All members sign if the Board decides. Expenses are managed by the President with a specific budget. The Central Campus and national campuses contribute $6,000 annually. Travel and expenses for members from campuses and countries with universities are covered by their respective campuses. For academic members without a campus, the host campus covers it. Government delegates' expenses are handled by their governments, and the CAN Secretariat's by their own. Meals for main or alternate members are covered by the host campus or decided by the President.
Article 13 allows the Board to revise the regulations at any time, with proposals known to members in advance. Any doubts are resolved in a single debate.
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El Consejo Superior de la Universidad Andina Simón Bolívar resuelve reformar el Reglamento de Funcionamiento, estableciendo que se reunirá ordinariamente dos veces al año (una por semestre), una en la Sede Central y otra en el lugar convocado. Las reuniones extraordinarias se convocan con 72 horas de anticipación. El Presidente comunica el lugar, fecha, hora y orden del día con 15 días de antelación, y los miembros reciben documentos previamente. El Presidente puede convocar a directores de sedes locales o a personas que presenten informes. Los miembros alternos pueden participar con derecho a voz, votando solo cuando reemplacen al principal.
Las sesiones son presididas por el Presidente, quien es sustituido por el Rector de la Sede Central y luego por los Rectores de sedes nacionales en caso de ausencia. En ausencia definitiva, el Consejo elige un reemplazo. El Secretario General de la Sede Central preside el Consejo, asistido por prosecretarios de sedes nacionales sin derecho a voto. Sus funciones incluyen elaborar resoluciones, mantener actas, proporcionar información y gestionar documentos. Los prosecretarios colaboran en sus tareas y reemplazan al Secretario cuando sea necesario.
El Presidente dirige los debates y establece el orden de intervención. Las votaciones se realizan por nominales (voz verbal) o papeleta (voto escrito). En caso de no haber consenso, se decide por mayoría. En empate, el Presidente tiene voto de calidad. Las resoluciones se redactan, numeran y firman con el Presidente y el Secretario, o por todos los miembros si lo decide el Consejo.
Los gastos de funcionamiento se determinan por el Presidente, con aprobación de un presupuesto anual. Las sedes aportan USD 6.000 al año para cubrir pasajes, viáticos y materiales. Los gastos de miembros de sedes con universidad en su país se cubren por su sede; los académicos de países sin sede, por la sede de la reunión. Los delegados gubernamentales y de la Secretaría General de la CAN aportan sus gastos respectivos. Las dietas de miembros principales o alternos se cubren por la sede de la reunión o según disposición del Presidente.
El Consejo podrá reformar el reglamento en cualquier momento, con propuesta previa a los miembros. Dudas en su aplicación se resuelven en un solo debate. Aprobado en la reunión extraordinaria del 22 de octubre de 2021.
