Система канцелярск ой деятельнос ти и архивирова ния в Университе те Баня Луки.pdf

Этот документ устанавливает правила и процедуры (Правила) для организации канцелярской деятельности и управления документами в Университете Баня Лука (Универзитет). Правила эти разработаны в соответствии с законодательством Республики Сербия о высшем образовании и архивной деятельности.

Цель:
Правила определяют методы обработки, хранения и архивирования всех документов Университета, включая письма, акты, приложения, и другие материалы.

Термины:
- Акт: Любой письменный документ, который инициирует, дополняет, изменяет или завершает работу Университета.
- Приложение: Письменные документы, таблицы, графики, рисунки и т.д., прилагаемые к акту для его полного понимания.
- Предмет: Группа связанных документов или актов, относящихся к одному вопросу или задаче.
- Досье: Коллекция связанных предметов или досыжей, хранящихся вместе.
- Архивская документация: Исходные или репродуцированные документы (письменные, рисунки, фотографии, фильмы и т.д.), имеющие историческую, культурную или общественную ценность, созданные в результате деятельности Университета.
- Документарная документация: Исходные или репродуцированные материалы, полученные от государственных органов, юридических или физических лиц в ходе их деятельности.
- Писарня: Организационная единица или рабочее место в Университете, где выполняется канцелярская деятельность.
- Архив: Часть писарни, предназначенная для хранения завершенных и архивированных документов и актов, а также доказательств их существования.

Процедуры:
1. Все официальные письма Университета должны соответствовать Инструкции по составлению официальных документов.
2. Университет ведет основные и вспомогательные книги учета документов. Основные книги включают дежурный журнал, архивную книгу, в то время как вспомогательные - приемные, отправленные и бухгалтерские книги.
3. Документы должны быть оформлены в виде твердокартонных книг с соответствующим форматом бумаги.
4. На обложке каждой книги должны быть указаны название и год создания.

Эти Правила обеспечивают эффективное управление документами и архивами Университета Баня Лука, гарантируя их доступность и сохранность для будущих поколений.