Электронны й документоо борот в охране труда.pdf

В настоящее время в соответствии с законодательством все организации обязаны проводить инструктажи по охране труда для своих сотрудников. Прохождение инструктажей должно регистрироваться в журналах учета. Основными журналами учета, которые должно вести каждое предприятие, являются: журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда, журнал регистрации инструктажа на рабочем месте, журнал регистрации несчастных случаев, журнал учета инструкций по охране труда, журнал учета выдачи инструкций по охране труда, журнал учета инструктажей по пожарной безопасности, журнал учета присвоения I группы по электробезопасности не электротехническому персоналу и журнал регистрации работ по охране труда. Однако количество журналов учета в некоторых организациях может достигать двадцати.

Несмотря на то, что в настоящее время хранение и передача информации в электронной форме широко распространено, документооборот в бумажной форме все еще используется во многих областях, включая документацию отдела охраны труда. Требования к оформлению бумажных журналов включают прошивание и фиксацию печатью, запрет на извлечение или вставку дополнительных страниц, регистрацию инструктажа подписями специалиста и сотрудника, а также хранение журналов от пяти до десяти лет.

Ведение бумажных журналов считается довольно утомительным и неэффективным способом учета, поскольку электронное документирование данных показало себя более эффективным с точки зрения экономии времени на обработку и передачу информации. Недостатки бумажных журналов включают необходимость свободного помещения для хранения, возможность совершения ошибок при заполнении журнала, легко подделываемую подпись, рутинную работу по заполнению и оформлению журнала, что снижает производительность сотрудников, а также хранение журналов в единственном экземпляре, что приводит к потере данных в случае повреждения журнала.